支払先のマイナンバーはいつまで管理するの？

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（マイナンバー法）」では、マイナンバー（個人番号）が記載されている書類・データについて、廃棄・削除が義務付けられています。
そのため、事業主は、個人事業主の方のマイナンバーが印字された書類を役所に提出する事務を行う必要がなくなり、なおかつ、保管の義務期間を過ぎた時点で、適切に廃棄しなければなりません。

それでは、保管の義務期間を過ぎた時点とはいつか？

個人事業主の方のマイナンバーを使用する書類に「支払調書」がありますが、支払調書の保存・保管の義務はありません。したがって、支払調書の控えを保管する場合、確認の必要性と特定個人情報の保有に係る安全性を勘案し、事業者において判断することになります。支払調書を作成するのに必要とした元の資料・書類は7年間保存する義務があります。このため、税務における更正決定等の期間制限に鑑みると、保管できる期間は最長で7年が限度であると考えられます。

削除予定日とは？

各事業者様によって、マイナンバーの保管期間に違いが生じることが考えられるため、SmileWorksシステムのマイナンバー管理では、自動的に削除するような制御等は設けておりません。
ただし、即時削除等のミスを防止するため、マイナンバーを削除する際には、事前に「削除予定日」を設定し、その削除予定日以降にならないとマイナンバーが削除できないようにしています。

削除予定日の初期値は
　・上述した支払調書の元となる資料・書類の保管期間7年間
　・支払調書の提出期限である1月31日
以上の2つを基準とする条件より、7カ年を過ぎた（8年後の）支払調書の提出期限の翌日（2月1日）としていますので、削除するタイミングの判断材料の一つとしてお役立ていただければ幸いです。

支払先のマイナンバーを削除できるユーザID

支払先のマイナンバー削除の操作は、「マイナンバー管理者」の権限があり、なおかつ、マイナンバー管理者登録で「編集/閲覧」の操作権限を設定したユーザIDで行えます。

削除予定日を登録する

削除予定日を登録するタイミングは、自社と仕事を依頼している個人事業主の方との契約終了が関係し、例を挙げることは難しいのですが、支払調書を税務署に提出した時に、当年の取引の継続を確認し、支払先のマイナンバーを削除する・しないという確認をしていくなど、自社でルールを策定してください。

① 「設定」＞「マイナンバー」＞「支払先管理」タブの「支払先マイナンバー削除」にアクセスし
　 ます。

② 削除予定日を入力し、対象者の行の先頭にある「削除」ボックスにチェックを入れて、「削除予
　 定登録」ボタンをクリックします。

③ 支払先に削除予定日が登録されます。

登録した削除予定日を解除する場合は「予定解除」をクリックします。

マイナンバーの削除を実行する

マイナンバーを削除できるのは、登録した「削除予定日」以降になります。
削除する日が到来したら、対象者の行の先頭にある「削除」ボックスにチェックを入れて、「削除」ボタンをクリックします。

「削除」ボタンのクリックすると、即時、削除処理します。削除実行後の復旧はできません。