イージービズは、既存システムと共存して機能の空白を埋める事ができます
多くのお客様からこのようなお声を頂きます
・既存の売上管理システムをなくす事はできないが、イージービズの入金消込は使いたい
・今の受注管理システムに不満はないが、請求書の送付と入金消込だけは手作業のままだ
・イージービズの入金消込の結果は、他社の会計システムに連携できるの？
他システムと共存しやすいイージービズ
イージービズは受発注から銀行決済までの業務のうち、いち部分だけにでも導入しやすいようになっています。
ここでは、他のシステムを使いながらでも業務をより効率化できるイージービズの使い方をご紹介します。
よくある例：部分的なシステム活用でシステムと手作業が混在
お客様からお聞きする例として多いのが、売上管理から会計までの業務全体のなかで、システムを使っている部分と手作業の部分が混在している状態です。
また、現在使っているシステムに不満はなく、システムを入れ替える気はないのですが、部分的に残っている手作業は減らしたいというご要望です。
見積 受注：売上管理システムを利用（不満なし）
請求：システムから印刷した請求書をFAX・郵送（手作業をやめたい）
入金消込： 入金予定一覧と通帳の入金明細を目で照合（手作業をやめたい）
会計： 会計システムを利用（不満なし）
既存のシステムを活かしつつ手作業部分をイージービズで効率化する方法をご紹介します
ケース①「入金消込業務」だけをイージービズで効率化！
ケース①では、受注から請求業務までは現状のままとして既存のシステムを利用し、システムから印刷した請求書も手作業でFAXや郵送をしています。
イージービズはこの後の入金消込業務のみに使用しています。
まずは受注管理システムから請求データをCSVファイルでダウンロードし、イージービズに一括で登録します。
※請求締め日で集計する前の、納品単位の請求明細データも一括登録できます。その場合はイージービズが請求締め日・相手先単位の請求額を自動集計します。
その後、イージービズはビジネスバンキングWebと連携して入金明細を自動で取込み、請求データと自動的に照合します。
ご担当者は、自動で照合できなかった入金明細を確認してください。
入金消込み結果は、イージービスより会計仕訳のCSVデータとしてダウンロード可能ですので、既存の会計システムに一括で取り込みます。
〈 想定される業務効率化の効果 〉
・入金消込の業務量の削減
－ 月末に請求書の山から入金予定表を作成する手間を削減
－ 通帳の記帳またはBB-Webにて入金明細を確認する手間を削減
－ 作成した入金予定表と入金明細を目視で確認する手間を削減
・入金消込結果の会計システムへの入力の手間を削減
特にこの自動入金消込み機能の利用例は、取引先がイージービズを導入していなくても実現できます
ケース②「請求業務と入金消込業務」をイージービズで効率化！
ケース②では、受注までを現状のままとして既存のシステムを利用し、イージービズはこの後の請求書の送付と入金消込業務に使用しています。
まずは、上のケース①と同じく受注管理システムから請求データをCSVファイルでダウンロードし、イージービズに一括で登録します。
※請求締め日で集計する前の、納品単位の請求明細データも一括登録できます。その場合はイージービズが請求締め日・相手先単位の請求額を自動集計します。
その後のイージービズを使った請求書の送付方法は2通りあります。
１．イージービズのFAX自動送信機能でFAX送信
２．取引先に無料版イージービズを使って頂いてイージービズ上で電子的に請求書を送付
その後の入金消込みは上のケース①と同じです。イージービズはビジネスバンキングWebと連携して入金明細を自動で取込み、請求データと自動的に照合します。
ご担当者は、自動で照合できなかった入金明細を確認してください。
〈 想定される業務効率化の効果 〉
・請求の業務量を削減
－ 請求締め日に請求書の山から取引先ごとの請求額を集計する手間を削減
－ 紙の請求書のやり取りの手間を削減（郵送業務・郵送費の削減）
・入金消込の業務量の削減
－ 通帳の記帳またはBB-Webにて入金明細を確認する手間を削減
－ 作成した入金予定表と入金明細を目視で確認する手間を削減
・入金消込結果の会計システムへの入力の手間を削減
上のように既存のシステムを活かしながら請求・入金消込業務が効率化できます。
特にこれらの業務は経理のご担当者が月締めの忙しい時期に時間を取られる業務で、多くの企業様で残業の原因になっています。
今回ご紹介した自動入金消込み機能の利用例は、取引先がイージービズを導入していなくても問題ありません。
出来るところからコツコツと業務効率化を！まずは自動入金消込機能から始めてはいかがでしょうか？