熊本銀行

| EASYBIZ操作方法

社員のマイナンバーは削除してよいのか?


社員のマイナンバーはいつまで管理するの?

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)」では、マイナンバー(個人番号)が記載されている書類・データについて、廃棄・削除が義務付けられています。
そのため、事業主は、社員や社員の扶養親族に関する書類を役所に提出する事務を行う必要がなくなり、なおかつ、保管の義務期間を過ぎた時点で、適切に廃棄しなければなりません。

では、保管の義務期間を過ぎた時点とはいつか?

社員のマイナンバーを使用する書類に、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」がありますが、この申請書の提出を受けた源泉徴収義務者(事業者)は、その申告書等は7年間保存する義務があります。

このように、社員のマイナンバー関しては、給与に係る資料の保管・保存の義務期間から、マイナンバーの保管・管理の期間を決める必要があります。

削除予定日とは?

各事業者様によって、マイナンバーの保管期間に違いが生じることが考えられるため、EASYBIZシステムのマイナンバー管理では、社員の退職日や社員の扶養親族の喪失日から、自動的に削除するような制御等は設けておりません。
ただし、即時削除等のミスを防止するため、マイナンバーを削除する際には、事前に「削除予定日」を設定し、その削除予定日以降にならないとマイナンバーが削除できないようにしています。

削除予定日の初期値は
 ・上述した申告書等の保管期間7年間
 ・12月分の源泉所得税・特別徴収住民税の納付期限である1月10日
以上の2つを基準とする条件より、7カ年を過ぎた(8年後の)12月分の源泉所得税・特別徴収住民税の納付期限の翌日(1月11日)としていますので、削除するタイミングの判断材料の一つとしてお役立ていただければ幸いです。


社員のマイナンバーの削除ができるユーザID

社員・社員の扶養親族のマイナンバー削除の操作は、「マイナンバー管理者」の権限があり、なおかつ、マイナンバー管理者登録で「編集/閲覧」の操作権限を設定したユーザIDで行えます。

case1

削除予定日を登録する

削除予定日を登録するタイミングとしては、
 ・社員の退職が決まった時(退職日)
 ・社員の扶養親族が該当社員の扶養から離れることが判明した時(喪失日)
などがあげられます。

① 「設定」>「マイナンバー」>「社員管理」タブの「マイナンバー削除」にアクセスします。

② 削除予定日を入力し、対象者の行の先頭にある「削除」ボックスにチェックを入れて、「削除予
  定登録」ボタンをクリックします。

case1

③ 対象者に削除予定日が登録されます。

登録した削除予定日を解除する場合は「予定解除」をクリックします。

case1

マイナンバーの削除を実行する

マイナンバーを削除できるのは、登録した「削除予定日」以降になります。
削除する日が到来したら、対象者の行の先頭にある「削除」ボックスにチェックを入れて、「削除」ボタンをクリックします。

「削除」ボタンのクリックすると、即時、削除処理します。削除実行後の復旧はできません。

case1

「マイナンバー削除」画面での操作のうち、削除予定日の登録は操作履歴として記録しませんが、マイナンバーの削除を実行した年月日は操作履歴として記録され、「マイナンバー操作履歴」で確認することができます。

マイナンバー管理メニューへ戻る 前ページへ戻る 次ページへ進む

お問い合わせ

熊本銀行 営業推進部
EASYBIZ担当

TEL096-385-1141
[受付時間]平日9:00~17:00 但し、銀行休業日は除きます。
2021年7月現在